Når offentlig forvaltning kan dokumentere sine handlinger og beslutninger kan vi bevise hva som skjedde og sikre innbyggerne rettssikkerhet, etterrettelighet og demokrati. Riksrevisjonen påpekte imidlertid i sin rapport i 2017 at: «Mangelfull arkivering og/eller feil journalføring har i viktige enkeltsaker ført til at dokumenter har forblitt ukjent for offentligheten, og at det har vært vanskelig å be om innsyn i dem. Dette svekker muligheten for offentlig debatt og medienes kontroll med statsforvaltningen.»